このたび、誠に遺憾ながら、当団体において、当団体の発行物の送付先としてご登録されていた氏名及び法人名が、別の方のご住所への送付物に記載されていたことが判明いたしました。
このような事態を招きましたことは誠に申し訳なく、みなさまをはじめ関係各位の方々に、多大なご心配をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
役職員一同、今回の事態を厳粛に受け止め、情報管理体制の再構築および職員の教育を徹底し情報管理に全力を挙げて取組む所存でございます。
何卒ご理解を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
1. 誤送付件数67件 （個人55件及び法人12件）
・「ハンガー・フリー・ニュース4月号」を誤送付
・ご送付先の氏名又は法人名を、別の方の住所の発送物に記載してしまいました。
2. 個人情報にあたる漏えいした情報
・個人の氏名 55件
3. 誤送付の経緯
当団体にご関係のある個人及び法人の皆さまに、活動のご報告を行うため2017年年4月10日に当団体広報物「ハンガー・フリー・ニュース4月号」を発送いたしました。その送付のための氏名と住所を整える作業過程で、一部のリスト170件に誤りが生じていました。作業は、4月5日に行っています。個人と法人を仕分ける並べ替え作業にて、並び替える選択範囲を誤り、氏名又は法人名と住所にずれが生じ、それに気づくことができませんでした。
その後、4月13日に送付物を受け取った方より、「住所は正しいが、氏名が違う」というご連絡をいただき、本件が判明しました。
4月18日に、今回の誤送付、情報漏えいの経緯・原因と今後の対応をご説明するとともに、お詫びする手紙を送付しました。最終的には住所と氏名の不一致、および転居先不明により103件が戻ってくるなどして着荷を免れましたが、18日時点で誤送付の可能性があった170件すべてにお詫びの手紙を送付しています。
4. 被害
今回の個人情報の漏えいによる被害・二次被害とも発生していません。また、氏名のみの漏えいであるため、今後の被害の可能性もないと考えられます。
5. 再発防止と対応
本件発生の原因については、簡便ではあるもののリスクが伴う手動による並べ替え作業を行っていたことであり、これを機に並べ替えが必要ないように、元のデータをすべて書き換えるという対策を図りました。また、送付前にデータに誤りがないか再確認する体制も見直すこととします。
なお、本件に係るお問い合わせについては、下記までお願いいたします。
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド 瀬浦（会員・寄付者担当）
電話 03-3261-4700
午前10時から午後6時30分まで（土曜・日曜・祝日は除きます）
2017年5月11日
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド
理事長 関口和孝