このたび、誠に遺憾ながら、当団体において、当団体のボランティアの方宛てのメール内に他のボランティアの方の氏名とメールアドレスが表示されていたことが判明いたしました。
このような事態を招きましたことは誠に申し訳なく、みなさまをはじめ関係各位の方々に、多大なご心配をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
役職員一同、今回の事態を厳粛に受け止め、情報管理体制の再構築および職員の教育を徹底し情報管理に全力を挙げて取組む所存でございます。
何卒ご理解を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
1. CCによるメール送信
・ボランティア活動のご案内メールを、他の宛先が分からないようBCCで送付すべきところを、他の宛先が表示されてしまうCCにて送付
・ご送付先のメールアドレスと表示名に設定していた氏名が、他の送信者の方のメール内に表示される
2. 個人情報にあたる漏えいした情報
・氏名とメールドレス 389件
3. 誤送付の経緯
当団体にボランティアとしてご協力いただいている個人のみなさまに、10月の活動日予定のご案内を行うため2017年9月26日にメールを送信いたしました。その際、これまでは同様のメールは他の宛先が分からないようBCCで送付しておりましたが、今回は他の宛先が表示されてしまうCCにて送付してしまいました。
9月26日に受信した方よりご連絡をいただき、本件が判明。当日中に送信者のみなさまに、取り急ぎのお詫びと当該メールの削除のお願いをメールにてお伝えしました。
改めて9月29日に、今回の誤送付、情報漏えいの経緯・原因と今後の対応をご説明するとともに、お詫びするメールを送付しました。
4. 被害
現在のところ今回の個人情報の漏えいによる被害・二次被害とも発生していません。今後、本件に関し何らかの被害が発生した場合は、警察や当局の指導に基づき対応致します。
5. 再発防止と対応
本件発生の原因については、単なる作業上のミスとしてではなく、リスクが伴う複数宛先へのメール送信について、リスク軽減の措置を講じていなかったことと捉えています。
そのため、個人情報を含む重要なメールや複数先宛へのメール送信時のリスクや手順について、職員に周知徹底はもちろんのこと、仕組みも見直すこととします。
具体的には、メール送信について宛先数の上限を設けて運用する、あるいは誤送信を制限するツールの導入などです。早急に検討を進め、再発防止策が決定いたしましたら改めてご報告させていただきます。
（2017年12月12日追記）
12月12日より株式会社USENの「メール誤送信防止」を導入いたしました。
組織外メールアドレス10件以上に送信する場合には、自動的にBCCに変換されます。
本部事務局の全職員、インターン、アルバイトが利用しているアドレスを対象としています。
本件に係るお問い合わせについては、下記までお願いいたします。
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド 田中（法務担当）
電話 03-3261-4700
午前10時から午後6時30分まで（土曜・日曜・祝日は除きます）
2017年10月2日
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド
理事長 関口和孝