このたび、誠に遺憾ながら、当団体において、当団体のボランティアの方宛てのメール内に他の53名のボランティアの方のメールアドレスが表示されていたことが判明いたしました。
このような事態を招きましたことは誠に申し訳なく、53名のみなさまをはじめ関係各位の方々に、多大なご心配をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
役職員一同、今回の事態を厳粛に受け止め、メール誤送信防止システムの見直し、および職員の教育を徹底する所存でございます。
何卒ご理解を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
1. TOによるメール一斉送信
・ボランティア活動のご案内メールを、他の宛先が分からないようBCCで送付すべきところを、他の宛先が表示されてしまうTOにて一斉送付
・ご送付先のメールアドレスが、他の送信者の方のメール内に表示される
2. 個人情報にあたる漏えいした情報
・メールアドレス 53件
3. 誤送付の経緯
当団体にボランティアとしてご協力いただいている個人のみなさまに活動日予定のご案内を行うため2019年12月23日に48名、及び2020年1月20日に前回の方に5名を加えた53名の方に宛てたメールを送信いたしました。その際、他の宛先が分からないBCCではなく、他の宛先が表示されてしまうTOにて一斉送付してしまいました。
2020年1月23日に気が付き、翌24日に宛先のみなさまに、取り急ぎのお詫びと当該メールの削除のお願いをメールにてお伝えしました。
4. 被害
現在のところ今回のメールアドレスの漏えいによる被害・二次被害とも発生していません。今後、本件に関し何らかの被害が発生した場合は、警察や当局の指導に基づき対応致します。
5. 再発防止と対応
本件発生については、２つの原因がありました。一つ目の原因は、2017年9月に同様の誤送信が発生した際に、リスク軽減の措置として講じたメール誤送信防止サービスの設定ミスです。このサービスは、組織外メールアドレス10件以上に送信する場合には、自動的にBCCに変換される有料もので、本部事務局の全職員、インターン、アルバイトが利用しているアドレスを対象として契約していました。しかし、データ管理用など送受信に使用しないアドレスも多く存在するため、契約するアドレスの選択は手動で行っており、誤送信元となったアドレスの選択が漏れていました。今後は、契約数の上限は決めた上で、送受信が行われたメールアドレスが認識され、自動的に追加となる内容に切り替えます。
二つ目の原因は、メール送信時のリスクや手順について、職員に周知徹底ができていなかったことです。メール送信の前には、意識的に確認を行うことを繰り返し指導してきましたが、メール誤送信防止サービスに加入しているという安心感が、油断につながる結果となりました。本件を起こした職員は、メール誤送信を再発するリスクが高い状態であると判断し、外部へのメール送信は上長等の承認を得ることとしました。
本件に係るお問い合わせについては、下記までお願いいたします。
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド 熊坂（管理部門マネジャー）
電話 03-3261-4700
午前10時から午後6時30分まで（土曜・日曜・祝日は除きます）
2020年2月25日
特定非営利活動法人ハンガー・フリー・ワールド
理事長 原田麻里子