適正化施策の進捗状況のご報告(2021年1月) : 飢餓のない世界を創る国際協力NGO ハンガー・フリー・ワールド HUNGER FREE WORLD     

適正化施策の進捗状況のご報告(2021年1月)

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ハンガー・フリー・ワールドは、コロナ禍と寄付金減少による活動への制限がある中においても、2019年10月の適正化施策の発表から着実に取り組みを前進させました。進捗状況の定期的な情報公開とともに、他のNGO等も含めた再発防止のため、事例提供やアドバイス等にも積極的に協力し、国際協力NGOセンターのワーキンググループ発足にも至っています。このことは2020年9月末に第三者により評価を受け、取組中及び未了の項目についても妥当性が認められましたことは、2020年10月にご報告いたしました通りでございます。>> 第三者による確認のご報告(2020年10月)
その後、3ヵ月間の取り組みを加えた進捗状況をお伝えします。

A.不正発見に非常に有効で、抑止効果も高いと考えている適正化施策

(1)領収書と見積書の信憑性の確認強化 (2)取引先の確認強化 (3)内部監査体制の構築、本部の人材の長期派遣 (4)外部会計 監査人の活用 <「(8)予実管理の向上」「(11)採用、人事考課、人材育成」と連動して取り組み継続>

●内部会計監査規程の目的に不正発見、マニュアルに領収証と見積書の発行業者の住所訪問を追記完了いたしました。(住所訪問は2019年8月までに全4支部で1回目を完了)。また、本部管理部門マネジャーを中心とした内部監査体制が機能し始めました。これまでは決算後に実施していた内部監査を、2020年8月までは同年10月に着手し2021年3月に完了する予定です。監査対象となる取引の会計記録と根拠資料の一致を確認しています。9月以降分も2021年3月に完了予定です。なお、コロナ禍でのリモート監査には、新規取引先の住所訪問などに一部制限があるため、領収書自体の確認を厳格化して対応しています。

●本部の人材の長期派遣として在ウガンダ支部担当調整員を2020年6月から現地に配置しました。本部と支部の意思疎通の円滑化、信頼の醸成、会計データや外部監査の確認に寄与しました。監査体制や会計体制の改善を受け2020年12月に契約終了しました。

●外部会計監査は、バングラデシュ支部とウガンダ支部は2020年内に完了しました。小規模で外部監査への投資は過剰であるベナン支部、ブルキナファソ支部にも指導の意味も込めて実施予定でしたが、収入減により2020年は延期しました。


B.抑止効果が高いと考えている適正化施策

(5)実効性のある内部通報制度の運用 (6)通報前にも相談できる仕組みづくり (7)資金を大切に使う組織風土の強化

●寄付者とボランティアからのメッセージ動画を支部職員に見てもらい、支援金の重みを伝えました。

●「不正行為防止規程」に内部通報者の保護強化を追加し完了しました。さらに全体的な改善をめざして改定作業を開始しています。内部通報制度は匿名で通報できるよう改善し、必要な時に利用できるようポスター掲示と携帯用カード配布も行いました。

●本部と全支部において3日間にわたるコンプライアンス研修を実施し、内部通報制度の改善を紹介。今回の不正流用と適正化施策への理解を深める機会にもしました。今後の徹底の継続は支部事務局長の職務に位置付ける方向で検討しています。

●HFWの価値観が組織内に浸透するために、本部支部の役職員から丁寧に意見を吸い上げながらHFWのミッショ ン・ビジョン・行動方針・バリュー(価値観)の改訂を双方向で進めています。本部では5回、支部でもワークショップを開催して改訂への意見を吸い上げ、本部支部間で意見交換を行っています。2021年3月末までに完了予定です。


C.Aの適正化施策の効率的な運用に寄与する施策

(8)予実管理の向上 <「(3)内部監査体制の構築」と連動して取り組み継続>

●公認会計士と業務契約し、年間の予算だての仕組みを改善しました。本部管理部門マネジャーと活動部門職員が協働して、勘定科目単位で予算超過がないか、会計データと現預金残高が一致するかの確認を翌月中にできる体制が実現しました。


D.ABの適正化施策の有効性を高める適正化施策

(9)採用プロセスの透明化 (10)支部事務局長の任期制の実効性のある運用

●株式会社日立コンサルティングよりプロボノの提供を受け、2020年12月に支部事務局長の人事制度設計を完了しました。2021年から試験的実施を2年間行います。今後、支部事務局長が管理、人事、財務、事業実施の分野で円滑に事務所運営を行えるよう本部としてサポートします。

●「E.「支部事務局長の任期制」に必要な施策」である、(11)採用、人事考課、人材育成の改善を含んで実施中です。


F.施策運用に必要な統制環境の適正化

(12)理事長及び本部事務局長の交代 (13)本部事務局長の権限分散 (14)役員の体制強化

●2019年に理事長と本部事務局長を交代しました。人事制度整備後、適する人物像を明確にして、公募し正式登用する予定です。

●本部事務局長に権限を集中させず、3部門のマネジャーと常務理事2名で意思決定を行う新体制が機能しています。常務理事の両名は、公益財団法人と認定特定非営利活動法人の元事務局長です。


G.推察される動機の解消・軽減につながる、よい組織運営のために考慮すべき視点

(15)認定NPO法人格の取得 (16)職員が不満を抱かない組織運営(人権・労働慣行など)

●自浄作用が期待できる認定NPO法人格取得については、改善した会計システムの定着後に進める計画です。


以上